Nama:
- Hasdin Nur Huda (17)
- Irvan Maulana Putra (20)
- Prima Berlianto (24)
- Bayu Setyo N. (05)
Kelas: X.6
Mail merge sering juga disebut surat massal, yaitu surat yang isinya senada dan dikirimkan ke banyak orang atau tujuan yang berbeda-beda. Dengan mail merge, pengiriman surat ke banyak tujuan dapat Anda selesaikan secara cepat dan tepat. Surat dibuat menggunakan dokumen utama dan sumber data. Dokumen utama dan sumber data dapat dibuat pada satu aplikasi (OpenOffice.org Writer). Pada tutorial ini saya menggunakan OpenOffice.org Writer sebagai dokumen utama dan OpenOffice.org Calc sebagai sumber datanya, karena kasus-kasus seperti inilah yang sering ditemukan dalam kehidupan sehari-hari.
Kegunaan Mail Merge:1. Surat Undangan Rapat
2. Surat Penawaran Barang
3. Surat Pemberitahuan
4. Sertifikat
5. Surat Keterangan Dalam Bidang Pendidikan dan lain-lain.
2. Surat Penawaran Barang
3. Surat Pemberitahuan
4. Sertifikat
5. Surat Keterangan Dalam Bidang Pendidikan dan lain-lain.
Cara menngunakan:
Langkah 1Dengan OpenOffice.org Writer buatlah dokumen utama seperti berikut ini. Simpan dengan nama utama.odt. (hanya contoh).
Langkah 2
Titik-titik di atas (nama, nilai dan keterangan lulus/tidak lulus) diisi dengan sumber data yang dibuat dengan OpenOffice.org Calc. Untuk menuju ke OpenOffice.org Calc, cukup klik di bawah menu file di atas.
Selanjutnya, silahkan Anda buat sumber data seperti berikut ini. Jangan lupa simpan data Anda dengan nama sumber.ods.
Keterangan:
1.Untuk menentukan jumlah, blok dulu ketiga sel C2 sampai dengan E2, setelah itu klik tanda sigma. Atau gunakan rumus=SUM(C2:E2). Untuk jumlah di bawahnya tinggal double click pada sel F2.
2.Keterangan ditentukan dengan rumus: jika Jumlah > 230 maka peserta yang bersangkutan dinyatakan Lulus.
Untuk rumus di G2, gunakan rumus berikut ini.
=IF(F2>230;”LULUS”;”TIDAK LULUS”)
Langkah 3
Selanjutnya, kembali dokumen utama di OpenOffice.org Writer. Pada langkah ini kita akan menghubungkan dokumen utama dan sumber data. Untuk mengambil sumber data dari dokumen spreadsheet, klik File –> Wizards –> Address Data Source.
Selanjutnya, kembali dokumen utama di OpenOffice.org Writer. Pada langkah ini kita akan menghubungkan dokumen utama dan sumber data. Untuk mengambil sumber data dari dokumen spreadsheet, klik File –> Wizards –> Address Data Source.
Langkah 4
Kemudian pilih Other external data source.
Langkah 5
Pada Connection Setting pilih Setting –> Spreadsheet –> Next.
Langkah 6
Arahkan menuju file sumber data Anda. Klik Browse –> Finish. Anda dapat melakukan Test Connection terlebih dahulu untuk menguji apakah file Anda benar-benar bisa diubungkan.
Arahkan menuju file sumber data Anda. Klik Browse –> Finish. Anda dapat melakukan Test Connection terlebih dahulu untuk menguji apakah file Anda benar-benar bisa diubungkan.
Langkah 7
Pada Field Assigment biarkan sesuai dengan defaultnya saja. Pada Data Source Title, gantilah judulnya misalnya, Daftar Nilai. Klik Next –> Finish untuk mengakhiri.
Pada Field Assigment biarkan sesuai dengan defaultnya saja. Pada Data Source Title, gantilah judulnya misalnya, Daftar Nilai. Klik Next –> Finish untuk mengakhiri.
Langkah 8
Selanjutnya, tekan tombol F4 atau klik menu View –> Data Sources, sehingga Anda memiliki tampilan Data Source seperti berikut. Klik dua kali pada Sheet1 untuk melihat sumber data yang telah kita buat di aplikasi spreadsheet. Jika Anda menemui kesulitan untuk menampilkan sumber datanya, padahal sudah mengikuti langkah-langkah di atas, maka Anda lakukan refreshing data, caranya dengan tekan F4 beberapa kali.
Selanjutnya, tekan tombol F4 atau klik menu View –> Data Sources, sehingga Anda memiliki tampilan Data Source seperti berikut. Klik dua kali pada Sheet1 untuk melihat sumber data yang telah kita buat di aplikasi spreadsheet. Jika Anda menemui kesulitan untuk menampilkan sumber datanya, padahal sudah mengikuti langkah-langkah di atas, maka Anda lakukan refreshing data, caranya dengan tekan F4 beberapa kali.
Langkah 9
Drag dan drop dari data di atas ke dokumen utama kita, untuk Nama, Nilai dan Keterangan.
Drag dan drop dari data di atas ke dokumen utama kita, untuk Nama, Nilai dan Keterangan.
Langkah 10
Berikut hasil akhir penggabungan dokumen utama kita dengan sumber data.
Berikut hasil akhir penggabungan dokumen utama kita dengan sumber data.
Langkah 11
Untuk mencetak hasilnya, klik File –> Print. Pilih Yes jika ada pertanyaan konfirmasi.
Langkah 12
Selanjutnya pada Output pilih File, karena kita akan melihat hasilnya di file terlebih dahulu. Namun jika Anda sudah yakin Anda bisa memilih langsung Printer. Sedangkan untuk cara penyimpannya Anda bisa menggunakan Save as single document jika Anda hanya ingin menyimpan dalam bentuk satu file. Namun jika Anda ingin menyimpan satu persatu sesuai dengan jumlah data, maka pilihlah Save as individual documents. Selesai.
Soal - soal
I.
1. Sering disebut apakah Mail Merge?
a. Surat pendek (SMS)
b. Surat Massal
c. Electronic Mail
d. Short Massage Service
2. Apa manfaat dari Mail Merge?
a. Pengiriman surat ke banyak tujuan dapat diselesaikan secara cepat dan tepat
b. Pengiriman surat kepada seseorang dengan proses cepat dan tepat
c. Pengiriman surat kepada banyak tujuan dengan proses yang lambat namun lebih akurat
d. Pengiriman surat pendek kepada banyak orang dengan cepat
3. Aplikasi apa yang digunakan dalam tutorial di atas?
a. Open Offic e Impress
b. Open Office Calc
c. Open Office Draw
d. Open Office Base
4. Yang termasuk langkah mencetak hasil
a. File –print
b. File – save
c. File – copy
d. File – paste
5. Rumus untuk menentukan jumlah
a. SUM
b. AVERAGE
c. IF
d. =
II .
1. Apa yang dimaksud dengan mail merge?
2. Sebutkan kegunaan – kegunaan mail merge!
3. Jelaskan langkah-langkah mencetak hasil!
4. Jelaskan cara-cara menggunakan rumus Jumlah/SUM!
5. Bagaimana cara menghubungkan sumber data dengan dokumen utama?
0 komentar:
Posting Komentar